みなさん、お勤め先でミーティングや会議がありますよね？
PTAなどの話し合いに参加している方もいらっしゃるでしょうか。
そんなみなさんに質問です。
今度のミーティングを想像したときに、「楽しみだなぁ～」と思う方って、どれくらいいますかね？
おそらく多くの方から返ってくる答えは、「そんな人、いるわけないじゃん」「ムダな会議が多くて・・・」「そもそも会議はつまらないものだよね？」・・・みたいな感じじゃないでしょうか。
私も会議中に、こんなことに時間を費やすくらいなら、たまった仕事を片付けたい…と思ったことは数知れず。
でも、会議は必要だからやっている筈なのに、どうしてムダだと思われちゃうんでしょう？
・決まった情報のやり取りに時間が費やされ、毎度代わり映えしない
・特定の人の影響力が大きくて、みんなが納得できる結論を出す会にならない
・下手なことは言えない危険性に満ちている
・・・などなど
2017～8年にかけてパーソナル総合研究所が行った調査によると、企業規模1,500人の会社では年間延べ417,600時間が会議に費やされ、そのうち91,900時間がムダだと思われている。そして、ムダな会議に費やされる年間の総人件費は2億830万円にも上るという結果だったそうです。
めちゃくちゃもったいない。
これをお読みの方の中には、「もうちょっとましな会議にできないものか？」とお悩みの会議担当者がいらっしゃるかもしれませんし、そういう立場にない方でも「身近なミーティングをもっと楽しく有意義にしたいな」と思う人は多いでしょう。
実際、会議というのは連絡や報告だけでなく、
・個人では解けない問題を協力して解決し、みんなが納得する結論を出す場
・メンバー同士が繋がり合い、チームの一体感が高まる場
・学び、成長する場
にすることが可能だと、私は考えています。
そのポイントは、会議を次の4つのステージに分けて設計・実施することにあります。
1 :オープニング
まずは、全員で協力し合える環境をつくる（意思統一を図る、心理的安全性を育むなど。大体の組織では、これがスルーされる）
2：対話
全員参加で話し合いやアイデア出しを行う発散のステージ（間違ったやり方だったり、そもそもやらないことも多い）
3：議論
選択肢の中からみんなの納得解を選択する収束のステージ（1、2をすっ飛ばしてここだけやってもうまくいかないのは当たり前。”多数決の罠”にも注意が必要）
4：クロージング
結論とアクションプランを全員で確認し、振り返りで学びを深める（全員が当事者意識を持てるかどうかのツボもここにある）
簡単に説明すると、こんな感じの会議デザインがとても有効だと考えています。
それぞれのステージで何をどのようにやればいいのかという具体的な方法については、また機会があれば書いてみたいと思います。
また、本腰を入れて学んでみたい方は、ぜひ11月20日（木）開始のファシリ入門（第4期）にお申し込みください！ ※第6講座で詳しくご紹介し、ご自身で会議をデザインする練習も行います。
「なんだ、今回のメルマガは宣伝かーーーっ！！」と思われた方、、
まぁたまにはいいじゃないですか。笑
p.s.
9月末に公開されたこちらの寄稿文「何でも言える空気をどうつくる？」（本メルマガのバックナンバー）も参考になるかもしれません。
（文：大原）